Tante persone si domandano per quanto tempo bisogna custodire le bollette delle utenze, quali luce, gas, telefono e acqua. Lo stesso vale per gli estratti bancari che provano l’avvenuto pagamento delle fatture periodiche quando viene attivata la domiciliazione. In molti casi ricordarsi tutte le scadenze è già abbastanza complicato e per questo anche l’archiviazione delle bollette saldate si rivela un lavoro fastidioso che richiede tempo. Eppure conservare questi documenti è molto importante, soprattutto in caso di ricezione dei solleciti e altre contestazioni.
Tempi di conservazione delle bollette della luce
In base al tipo di bolletta i tempi di archiviazione variano, quelle della luce, ad esempio, vanno custodite per 5 anni ma se pagate dopo il 2 marzo 2018 solo 2. Per ciò che riguarda le fatture comprensive del canone RAI, andranno conservate per 10 anni. Si ricorda, infatti, che a partire dal 2023 non viene più applicata l’imposta relativa al possesso dei televisori sulle fatture dell’elettricità, ma bisogna comunque non buttare quelle precedenti nel rispetto del termine decennale.
Tempi di conservazione delle bollette del gas
Per quanto riguarda le bollette del gas valgono considerazioni simili a quelle della luce. Anche queste vanno infatti conservate per 5 anni, ma quando pagate dopo il 2 gennaio 2019 solo per 2.
Tempi di conservazione delle bollette di acqua e telefono
Ulteriori bollette che occorre mantenere in casa per 5 anni sono quelle che riguardano il pagamento dell’acqua. A partire dal 2 febbraio 2020 devono essere custodite solo per 2 anni. Il termine di prescrizione dell’utenza telefonica, invece, è di 5 anni a prescindere dal momento in cui è stato effettuato il relativo pagamento.
Tempi di conservazione delle bollette in caso di domiciliazione
Molti utenti scelgono di aderire al sistema di domiciliazione bancaria, grazie al quale evitare di dimenticare la scadenza di pagamento delle bollette, visto che l’importo da versare verrà automaticamente addebitato sul conto corrente dell’interessato. In buona sostanza l’istituto di credito verrà autorizzato a pagare il fornitore e lo strumento impiegato è il RID bancario, una procedura che implica il consenso esplicito del correntista. Il cliente non dovrà più fare la fila alla banca, alla posta, al bar o presso gli sportelli autorizzati.
La domiciliazione bancaria offre tutta una serie di vantaggi in termini di organizzazione, efficienza, puntualità e risparmio di tempo e denaro. Quando le utenze vengono addebitate sul proprio conto alla scadenza fissata non si elimina solo il problema di eventuali ritardi e degli interessi di mora, ma vengono meno le commissioni delle transazioni, nonché l’applicazione degli oneri per l’inoltro cartaceo delle fatture.
Il servizio viene proposto dalle maggiori compagnie, come ad esempio Enel, Eni o Sorgenia. L’utente potrà così fare a meno di custodire le bollette, visto che il pagamento avviene in modalità automatica. Quello che invece occorre conservare è l’estratto conto bancario, in cui vengono riportati i vari movimenti e che quindi consente di risalire agli addebiti periodici.
In ogni caso accedendo sul sito ufficiale dei fornitori è quasi sempre presente l’area personale, all’interno della quale poter prendere visione di tutte le bollette pagate e di quelle rimaste insolute. Bastano pochi e semplici click per entrare nello storico e scaricare le varie fatture in formato PDF. Lo stesso servizio spesso è disponibile tramite le applicazioni messe a punto dalle società di luce e gas, dunque anche dal proprio smartphone si può avere una panoramica dettagliata sulla propria posizione.
Perché bisogna conservare le bollette di luce, gas, acqua e telefono
Custodire le bollette delle utenze invece di buttarle potrebbe rivelarsi una scocciatura, anche perché nel corso del tempo i documenti tenderanno ad accumularsi occupando spazio in casa. In realtà l’archiviazione di queste fatture, specie se fatta in maniera ordinata e distinguendo per i periodi di riferimento, si rivela determinante e molto utile in tantissime situazioni. A distanza di tempo, infatti, potrebbe succedere che il fornitore inviti a pagare una vecchia fattura. Solo con i documenti a portata di mano l’utente potrà sempre dimostrare di aver provveduto a effettuare il pagamento inoltrando una copia della ricevuta a mezzo fax, email o posta.
In caso di contestazione e quando non si riesce a dimostrare di aver provveduto al saldo, il cliente sarà considerato moroso e tenuto a versare quanto richiesto dal fornitore. Il nostro ordinamento giuridico pone a carico dell’intestatario della fornitura l’onere di provare l’avvenuto saldo di quanto preteso dalla compagnia. Naturalmente non è necessario conservare le bollette per tutta la vita, ma solo per il tempo necessario. In buona sostanza basta solo arrivare alla data di prescrizione per poi poter ordinare il proprio archivio ed eliminare i documenti che non sono più necessari.
Conservazione sostenibile delle bollette
La custodia delle bollette da 2 a 10 anni crea il più delle volte diversi disagi, specialmente dal punto di vista ecologico, visto si spreca molta carta con un impatto sull’ambiente significativo. Oggi grazie all’avvento della tecnologia si può creare anche fra le mura domestiche un archivio sempre ordinato e sostenibile, il tutto in maniera facile e veloce.
Basta solo gestire le diverse utenze in modo digitale, possibilità consentita dalla legge che, per l’appunto, ammette la possibilità di custodire le bollette nel formato elettronico. Si tratta di una soluzione valida anche per poter fronteggiare eventuali contestazioni, ovvero per dimostrare a distanza di tempo di aver già provveduto al pagamento di una vecchia fattura che al fornitore risulta non ancora saldata.
La gestione digitale delle bollette può essere fatta online e tramite app. In questa maniera non occorre stampare e fare copie cartacee che finiscono per inquinare e ingombrare gli spazi. Le fatture si possono salvare direttamente sul proprio smartphone, pc o hard disk esterno e all’occorrenza si possono visionare e inoltrare a mezzo email o con altri sistemi smart.
